Nachdem wir in dem letzten Blogbeitrag das klassische Projektmanagement etwas näher betrachtet haben, möchten wir uns heute dem agilen Projektmanagement zuwenden. Dabei handelt es sich um keine konkrete Methodik, sondern vielmehr um einen Sammelbegriff für unterschiedliche Projektmanagement-Methodiken wie Kanban und Scrum.
Vermutlich hast Du die folgende Erfahrung auch schon gemacht: Du hast ein Projekt bis in das kleinste Detail geplant und eigentlich warst Du Dir mit dem Kunden in allen Punkten wie dem Zeitplan einig. Dann ändern sich jedoch die Rahmenbedingungen oder der Kunde ändert nahezu täglich seine Meinung zum Ablauf des gesamten Projektes. Wenn Du auf Änderungen jeglicher Art nicht flexibel genug reagieren kannst, dann können nicht nur unzureichende Projektergebnisse das Resultat sein, sondern auch die Wettbewerbsfähigkeit darunter leiden. Unter anderem in der Baubranche kann die Auftragslage durchaus als positiv bezeichnet werden, doch können unzufriedene Kunden schnell künftige Aufträge gefährden oder das Image negativ beeinflussen.
Hier kommen die agilen Ansätze ins Spiel: Um Projekte in einer immer komplexeren und schnelleren Welt erfolgreich umzusetzen, werden das schnelle Anpassen an neue Gegebenheiten sowie die Fähigkeit und der Wille zur Veränderung in den Mittelpunkt gerückt.
Die agilen Ansätze im Projektmanagement sind nicht die einzig sinnvolle Lösung für sämtliche Projektprobleme, doch wissen sie in einigen Bereichen zu überzeugen. Welche Vorteile Dir das agile Projektmanagement bietet, erfährst Du in diesem Artikel.
Was ist agiles Projektmanagement?
Beim agilen Projektmanagement kommen verschiedene Projektmanagement-Methodiken zum Einsatz, die einem iterativen Ansatz folgen. Grundsätzlich ist unter einem iterativen Vorgehen ein Vorgang zu verstehen, bei dem sich Schritt für Schritt einer Lösung genähert wird. Dementsprechend werden in kurzen Abständen (Teil)-Ergebnisse geliefert, zu denen der Kunde zeitnah ein Feedback gibt. Dieses Feedback bildet die Grundlage für die weitere Vorgehensweise.
Zu den typischen Merkmalen von agilen Projekten zählt:
Die Projekte werden in iterativen, kurzen Zyklen umgesetzt.
Der Fokus liegt auf dem Erschaffen von Werten, mit den Kundenwünschen im Mittelpunkt.
Kommunikation und regelmäßiges Feedback spielen eine große Rolle.
Auf geänderte Anforderungen wird schnell und proaktiv reagiert.
Die Teams arbeiten selbstorganisiert.
Das agile Projektmanagement gibt keine bestimmten Regeln, Prozesse oder Rollen vor, sondern ist vielmehr eine Art zu handeln und zu denken. Als Basis dienen die Werte und Prinzipien des Agilen Manifests.
Das verbirgt sich hinter dem Agilen Manifest
Das in 2001 veröffentlichte Agile Manifest („Agile Manifesto”) umfasst grundsätzliche Leitlinien für die agile Entwicklung von Software. Es enthält 4 Werte sowie 12 Prinzipien, die dank der steigenden Popularität von agilen Ansätzen mittlerweile auch in anderen Branchen angewendet werden.
Die nachfolgenden vier Werte sind im Agilen Manifest definiert:
1. Interaktionen und Individuen haben Vorrang vor Werkzeugen und Prozessen
2. Funktionsfähige Produkte gehen einer umfangreichen Dokumentation vor
3. Zusammenarbeit mit dem Kunden steht über Vertragsverhandlungen
4. Das Reagieren auf Änderungen ist wichtiger als das strikte Einhalten eines Plans
Traditionelle Werte wie Pläne, Verträge, Dokumentation sowie Prozesse spielen bei den agilen Ansätzen unverändert eine wichtige Rolle, doch ist der Denkansatz ein anderer. Im Zweifel wird eher ein adaptiver Ansatz gewählt, statt einem zuvor festgelegten Plan zu folgen.
Die 12 Prinzipien bauen auf den Werten auf und hauchen diesen gewissermaßen Leben ein. Dass die Zufriedenheit des Kunden die oberste Priorität genießt und daher frühzeitige und kontinuierlich wertvolle Produkte bereitgestellt werden, ist eines der Prinzipien. Der Grundgedanke kann ohne Weiteres auch auf Bauprojekte, Logistikprojekte und andere Dienstleistungen übertragen werden.
Die 12 Prinzipien des Agilen Manifests:
Höchste Priorität hat eine frühe und kontinuierliche Lieferung von Ergebnissen, um den Kunden zufrieden zu stellen.
Anforderungsänderungen sind auch spät im Projekt willkommen. Agile Prozesse machen Veränderungen für den Wettbewerbsvorteil des Kunden nutzbar .
Liefern Sie regelmäßig, alle paar Wochen bis alle paar Monate, ein funktionierendes Produkt, wobei ein kürzerer Zeitrahmen bevorzugt wird.
Geschäftsleute (Fachleute) und Mitarbeiter müssen während des gesamten Projekts täglich zusammenarbeiten.
Bauen Sie Projekte um motivierte Einzelpersonen herum auf. Geben Sie ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie brauchen, und vertrauen Sie darauf, dass sie die Arbeit erledigen werden.
Die effizienteste und effektivste Methode der Vermittlung von Informationen an und innerhalb eines Produktionsteams ist ein Gespräch von Angesicht zu Angesicht.
Ein funktionierendes Produkt ist der primäre Maßstab für den Fortschritt.
Agile Prozesse fördern die nachhaltige Entwicklung. Die Sponsoren, Mitarbeiter und Nutzer sollten in der Lage sein, auf unbestimmte Zeit ein konstantes Tempo beizubehalten.
Kontinuierliche Aufmerksamkeit für technische Exzellenz und gutes Design erhöht die Agilität.
Einfachheit - die Kunst, die Menge nicht-getaner Arbeit zu maximieren - ist essenziell.
Die besten Architekturen, Anforderungen und Designs gehen aus sich selbst organisierenden Teams hervor.
In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team darüber, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an
Die Vor- und Nachteile der agilen Projektansätze
Mitunter die nachfolgenden Vorteile sprechen für agile Ansätze im Projektmanagement:
Es muss nicht von vornherein ein Projektplan mit allen Details erstellt werden. Zusammen mit dem Kunden kann sich dem gewünschten Ziel schrittweise genähert werden.
Die weitere Vorgehensweise baut auf Feedbacks auf, wodurch auf Kundenwünsche noch besser eingegangen werden kann. Eine höhere Zufriedenheit ist die Folge.
Gerade bei langen Projekten können sich die Rahmenbedingungen schnell ändern. Agile Methoden helfen zeitnah auf geänderte Anforderungen zu reagieren, ohne einen Projektplan umfassend anpassen zu müssen.
Bei agilen Ansätzen ist das Erstellen eines ausführlichen Anforderungskataloges entbehrlich. Nach den Werten des Agilen Manifests liegt der Fokus mehr auf den Ergebnissen und weniger auf der Dokumentation.
Allerdings geht agile Projektplanung nicht nur mit Vorteilen einher. Jeder der genannten Aspekte kann grundsätzlich kritisch hinterfragt und letztendlich in einen denkbaren Nachteil umformuliert werden. Zu den typischen Herausforderungen und Nachteilen zählen:
Insbesondere zu Beginn eines Projektes können kaum verlässliche Angaben zum endgültigen Projektabschluss gegeben werden. Je weniger Erfahrung ein Team mit agilen Methoden hat, desto ungenauer werden die Schätzungen. Ein holpriger Start kann bei allen Beteiligten zu Frust führen. In Bereichen wie der Baubranche sind verbindliche Meilensteine und feste Termine im Regelfall äußerst wichtig.
Das schrittweise Vorgehen kann dazu führen, dass Projekte aus dem Ruder laufen. Sobald eine klare Vision fehlt oder die Kunden ihre Anforderungen unpräzise formulieren, werden die Ziele unter Umständen nur über unnötige Umwege erreicht.
Ständiger Austausch und regelmäßige Feedbacks setzen ausreichend Zeit voraus. Zudem müssen die beteiligten Personen über ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten verfügen.
Es besteht die Gefahr, dass durch die geringeren Anforderungen an die Dokumentation zu wenig dokumentiert wird. Dies kann in der Baubranche die Abwehr von unberechtigten Reklamationen oder Beschwerden erschweren.
Aus gutem Grunde entscheiden sich viele Unternehmen für eine Kombination aus klassischem Projektmanagement und agilen Ansätzen, um die verschiedenen Vor- und Nachteile mit- und gegeneinander auszugleichen. Die Projektmanagement Software TRACTATIS kann weder dem klassischen noch dem agilen Projektmanagement zugeschrieben werden. Letztendlich kombiniert die Software die besten Dinge aus beiden Varianten, um kleinen und mittelständischen Unternehmen eine innovative und effiziente Lösung bieten zu können.
Methoden des agilen Projektmanagements
Wer agil planen und arbeiten möchte, nimmt das Agile Manifest mit seinen Prinzipien und Werten als Zutatenliste, stellt ein selbstorganisiertes Team zusammen und lässt dieses ohne Rezept-Anweisungen von oben kundenorientierte Gerichte zaubern. Die sinnbildliche Darstellung lässt bereits erahnen, dass die Spanne von vorzüglichen Speisen bis zu suboptimalen Gerichten reicht.
Da sich die agilen Methoden in der Praxis etwas schwerer umsetzen lassen, wird schnell der Ruf nach Regeln und Prozessen laut. Agile Methoden bzw. Methodiken helfen dabei, die Werte und Prinzipien des Agilen Manifests praktisch umzusetzen. Unzählige agile Methodiken, Frameworks und Methoden stehen zur Auswahl.
Mit großem Abstand ist Scrum der meist verwendete agile Ansatz im Projektmanagement. Nach dem offiziellen Scrum-Guide kann Scrum als ein Rahmenwerk (Framework) angesehen werden, das Menschen dabei hilft, komplexe adaptive Aufgabenstellungen anzugehen und Produkte in höchster Qualität auszuliefern. Das agile Framework ist kein spezielles Modell zur Software-Entwicklung, sondern wird auch in anderen Branchen genutzt, wie zum Beispiel im Marketing, in der Verwaltung, bei Investment-Unternehmen und bei Versicherungen. Sogenannte Scrum-Teams und ihre Rollen (Roles), Regeln (Rules), Ereignisse (Events) und Artefakte (Artefacts) sind wesentliche Elemente eines Scrum-Frameworks.
Als weitere agile Methodiken und Methoden sind Kanban, Scrumban und hybride Modelle zu nennen.
Phasen bei der agilen Projektplanung
Gerade Unternehmen, die ausschließlich im Rahmen des klassischen Projektmanagements agieren, stellen sich die Frage, ob es bei der agilen Projektplanung auch Phasen gibt. Die Antwortet lautet: „Jein“. Zwar sind die Phasen nicht so eindeutig definiert wie beim klassischen Projektmanagement, doch folgen viele Projekte einem typischen Lebenszyklus.
Jim Highsmith, einer der Unterzeichner des Agilen Manifests, beschrieb 2004 die folgenden 5 Phasen:
1. Envision: Zunächst wird eine Vision des Endproduktes erstellt. Dabei werden einige wichtige Fragen wie „Was ist das Ziel?“, „Welche Ressourcen werden benötigt?“ und „Wie sollen wir vorgehen?“ behandelt.
2. Speculate: Schließlich werden die Ergebnisse der Envision-Phase konkretisiert. Es wird eine Aufgabenliste erstellt, der erste Aufwand geschätzt und eine grobe Planung vorgenommen.
3. Explore: In dieser Phase geht es um die Erarbeitung von Ergebnissen, damit die Kunden so schnell wie möglich ein Feedback geben können.
4. Adapt: Das Feedback wird als Grundlage für die nächsten Schritte genommen.
5. Close: Wenn das Projektergebnis vorliegt, wird es Zeit für Lessons Learned und einen sauberen Abschluss des Projekts.
Fazit:
Agile Projektplanung kann im Regelfall dann ihre Vorteile vollends ausspielen, wenn der Weg zum Ziel noch nicht hundertprozentig bestimmt ist und die Anforderungen nicht eindeutig umrissen sind. Unter anderem im Marketing-Bereich, bei Produktions- und Fertigungsbetrieben sowie im Finanz- und Versicherungssektor bieten sich regelmäßig agile Projekte an. In der Baubranche und in vergleichbaren Bereichen ist eine Kombination aus agilem und klassischem Projektmanagement im Regelfall die bessere Wahl.
Wer eine effiziente Projektmanagement Software einsetzen möchte, die die Vorteile von beiden Varianten in sich vereint, ist mit TRACTATIS bestens beraten.