Wer alle wichtigen Projekte und die erforderlichen Ressourcen im Blick behalten möchte, kommt in der heutigen Zeit kaum um eine unterstützende Software herum. Analoge Planungstafeln sind an einen physischen Ort gebunden, in ihrer Größe auf ein bestimmtes Format beschränkt und notwendige Änderungen können oftmals nur mit einem großen Aufwand eingepflegt werden. In Zeiten einer voranschreitenden Digitalisierung müssen Projektinformationen sofort auf elektronischem Wege zur Verfügung stehen.
Neben Microsoft Word gehört Microsoft Excel zu den meistverwendeten Softwarelösungen im beruflichen Alltag. Viele Unternehmen versuchen ohne zusätzliche Gelder ihr Projektmanagement zu optimieren und nutzen einfach die vorhandene Software. Aufgrund der zahlreichen mathematischen Funktionen und Diagramme fällt die Wahl häufig auf Microsoft Excel.
Doch ist diese Entscheidung wirklich sinnvoll? Warum sollte man besser eine spezielle Projektplanungssoftware wie TRACTATIS nutzen? In diesem Blogbeitrag schauen wir uns die beiden Lösungen etwas genauer an.
Die Anwendungsbereiche von TRACTATIS und Excel
Zu Beginn lohnt sich ein Blick auf die Hauptfunktionen und die Zielrichtung der beiden Softwarelösungen. Bei Excel handelt es sich um ein Tabellenkalkulationsprogramm, das vorrangig der Erfassung von Daten und der Durchführung von Berechnungen dient. Verschiedene Diagramme stehen zur Auswahl und vereinfachen das Visualisieren von Zahlenmaterial. Excel ist eine Art Schweizer Messer, welches für die verschiedensten Aufgabenstellungen verwendet werden kann. Die Tabellenkalkulationssoftware wird unter anderem für das Erstellen von Rechnungen und Inventarlisten genutzt. Je nach verwendeter Version bietet Excel von Haus aus Vorlagen wie „Agile-Gantt-Diagramme“ und „Projektzeitachse“, die die Planung von Projekten vereinfachen sollen. Darüber hinaus sind im Internet diverse Vorlagen für die Projektplanung verfügbar, die um Makros und Programmierungen ergänzt wurden.
TRACTATIS ist von A bis Z auf das Planen von Projekten ausgerichtet. Von der Projektplanung und -durchführung über die Geräteverwaltung und Personaleinsatzplanung bis zur Aufgaben- und Fuhrparkverwaltung deckt die Projektmanagement-Software sämtliche Anwendungsbereiche ab. Während Excel unzählige mathematische Funktionen bereitstellt, die bei der Planung von Projekten nicht weiterhelfen, bietet TRACTATIS ausschließlich Features, die dem Hauptzweck dienen und die Projektplanung vereinfachen. Die nachfolgenden Absätze verdeutlichen, warum die Spezialisierung von TRACTATIS in vielfacher Hinsicht ein erheblicher Vorteil ist.
Die Benutzeroberfläche – TRACTATIS zeigt, worauf es ankommt
Excel als Generalist zeigt nach dem Starten eine leere Tabelle, die mit Daten der unterschiedlichsten Art befüllt werden kann. Wer die Software öffnet, um ein Projekt zu planen, kann nicht ohne weitere Schritte mit der Arbeit beginnen. In der Menüleiste befinden sich diverse Formatierungsmöglichkeiten, Filtermethoden, Layoutoptionen und Funktionen zum Einfügen von Formeln. Es ist keine Schaltfläche vorhanden, über die ein neues Projekt erstellt werden kann. Die originären Vorlagen der Tabellenkalkulationssoftware wie „Projektzeitachse“ sind dafür geeignet, einen groben Projektplan mit Meilensteinen zu erstellen. Allerdings sind die Tabellen der Vorlagen äußerst statisch und zum Teil nicht selbsterklärend. Die Anpassung des Zeitraumes von Meilensteinen führt nicht immer automatisch zu einer Aktualisierung der eingebetteten Diagramme. Außerdem werden der Benutzeroberfläche keine neuen Schaltflächen hinzugefügt, die das Projektmanagement vereinfachen.
Nach dem Login zeigt TRACTATIS das, worauf es bei der Projektplanung ankommt. Das übersichtliche Dashboard führt mit einem Klick zum benutzerfreundlichen Kalender, über den neue Projekte erstellt und laufende Projekte betrachtet werden können. Vergleichbar einfach können separate Fenster zur Verwaltung von Projekten, zur Erstellung von Berichten und zur Erfassung von Ressourcen aufgerufen werden. Das Dashboard ist selbsterklärend und nicht mit unnötigen Schaltflächen überladen. Hier zeigt sich eine große Stärke von TRACTATIS im Vergleich zu Excel.
Installation und Nutzung – Excel bietet weniger Flexibilität
Excel setzt im Regelfall die Installation einer Desktop-Anwendung voraus, damit die notwendigen Features für eine Projektplanung genutzt werden können. Hierdurch entsteht eine Bindung an ein bestimmtes Endgerät, die im beruflichen Alltag äußerst unpraktisch sein kann. Wer zum Beispiel als Bauunternehmer auf einer Baustelle mit Firmen über den aktuellen Projektstatus sprechen und die nächsten Schritte planen möchte, muss nicht nur darauf achten, dass Excel auf dem verwendeten Endgerät vorhanden ist, sondern auch den Zugriff auf die entsprechende Excel-Datei sicherstellen. Vor Ort hilft es nicht, wenn sich die Projektdaten auf dem Rechner im Büro befinden. Durchaus kann mithilfe von Filehosting-Diensten wie OneDrive oder Google Drive eine Excel-Datei auch in der Cloud bearbeitet werden, doch ist das mit einem größeren Aufwand und der Installation einer weiteren App verbunden.
TRACTATIS ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die zu jeder Zeit und von jedem Ort genutzt werden kann. Ein umständlicher Installationsprozess, der wertvollen Speicherplatz in Anspruch nimmt, entfällt vollständig. Ob Desktop-PC, Laptop, Tablet oder Smartphone, jedes internetfähige Endgerät kann verwendet werden, um auf Projektdaten zuzugreifen und notwendige Änderungen vorzunehmen. Diese Flexibilität ist in unzähligen Branchen von einem unschätzbaren Wert.
Wer von jedem beliebigen Ort und jederzeit auf seine Projektdaten zugreifen möchte, ist mit der Projektplanungssoftware TRACTATIS bestens beraten.
Projektplanungs-Funktionen – TRACTATIS ist die Komplettlösung
In Excel sucht man vergeblich nach Funktionen zur Planung von Projekten und zur Verwaltung von Ressourcen. Im Regelfall sind spezielle Vorlagen und/oder Programmierungen von Dritten erforderlich, um halbwegs komfortabel Projekte zu planen. Gleich mehrere Herausforderungen gehen mit der Suche nach passenden Excel-Lösungen im Internet einher. Zum einen muss die gefundene Vorlage mit der eingesetzten Excel-Version kompatibel sein, zum anderen sind nur selten alle erforderlichen Funktionen für eine effiziente Projektplanung enthalten. Manche Programmierer von Excel-Lösungen fordern horrende Preise. Außerdem wird der überwiegende Teil der Excel-Vorlagen im Internet nicht weiterentwickelt, aktualisiert und von Programmfehlern beseitigt. Wer Support oder eine anderweitige Hilfe benötigt, ist im Regelfall allein auf weiter Flur.
Anders sieht es bei der Projektmanagement-Software TRACTATIS aus. Hilfevideos, ein Handbuch und viele weitere Hilfestellungen werden an die Hand gegeben. Der entscheidende Vorteil von TRACTATIS im Vergleich zu Excel ist, dass die Software automatisch alle wichtigen Funktionen für eine effiziente Projektplanung bereitstellt. Im Handumdrehen können beteiligte Personen und deren Abwesenheitszeiten erfasst werden. Auch Geräte und andere Ressourcen, die für die Durchführung eines Projektes benötigt werden, können mit wenigen Schritten verwaltet und eingeplant werden. Insbesondere im Baugewerbe sind feste Kolonnen aus bestimmten Mitarbeitern und Maschinen üblich. TRACTATIS erlaubt das einfache Erstellen von Gruppen, die mit wenigen Klicks im Kalender für ein Projekt vorgesehen werden können. Während bei TRACTATIS die Projekte sogar auf einer Karte angezeigt werden können, hält sich Excel mit vergleichbaren Funktionen stark zurück. Auch die Möglichkeit, über einen übersichtlichen Kalender Projekte einschließlich Ressourcen zu planen, ist bei Excel von Haus aus nicht vorgesehen.
Fazit: TRACTATIS ist die speziellere Lösung mit leistungsstarken Funktionen
Excel ist ein Generalist, der zwar für verschiedene Aufgaben wie die Erstellung von Übersichtslisten und diverse Kalkulationen geeignet ist, aber bei dem Thema Projektmanagement nicht zu überzeugen weiß. Während TRACTATIS alle wichtigen Funktionen für das effiziente Planen von Projekten von Haus aus zur Verfügung stellt, muss Excel mit Vorlagen und Programmierungen erst in einen halbwegs brauchbaren Zustand versetzt werden. Wer mit wenigen Klicks Projekte erstellen, durchführen und überwachen möchte, erhält mit TRACTATIS eine passende Lösung, die von jedem beliebigen Ort und jederzeit genutzt werden kann. Auch bei dem Thema Berichterstattung hat TRACTATIS die Nase vorn. Die Projektmanagement-Software stellt einen übersichtlichen Kalender zur Verfügung, über den im Handumdrehen neue Projekte erstellt werden können und alle Projekte im Blick bleiben. Auch die komfortablen Funktionen zur unkomplizierten Personaleinsatzplanung und Ressourcenverwaltung zeichnen TRACTATIS aus.
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